ŞİRKET KURULUŞLARINDA İLGİLİLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA İMZA BEYANNAMESİ VEREBİLMESİNE DAİR USUL VE ESASLAR

20.02.2021 tarihli ve 31401 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ’de (“Tebliğ”) Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile elektronik ortamda imza beyannamesi verilmesi imkânı getirilmiştir.

28.01.2021 tarihli ve 7263 sayılı Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda bazı değişiklikler yapılmıştır. 6102 sayılı Kanun’un 40. maddesinin ikinci fıkrasında yapılan değişikliğe göre;

“Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kaydının bulunmaması halinde, imzaya yetkili kişilerin imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile bu maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esaslar Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak tebliğ ile belirlenir.”

Böylece veri tabanını tutan kurum ve kuruluşlar, imza beyanının sağladığı hukuki ve ekonomik güvenlik fonksiyonunun devamı için veri tabanlarında bulunan imzaları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28 inci maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendi kapsamında ticaret sicili müdürlükleri ile paylaşmakla yükümlü kılınmıştır. Veri tabanında bulunan imzaların elektronik ortamda temin edilebilmesi ile ticaret sicili müdürlüğünde huzurda imza beyanında bulunma zorunluluğu ortadan kalkacağından, uygulamanın bir sonucu olarak ticaret sicili işlemlerinin tamamen elektronik ortamda yerine getirilebilmesi öngörülmüştür. Diğer taraftan, veri tabanında imzası bulunmayan şahısların imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile bu maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esasların belirlenmesi hususunda Ticaret Bakanlığına yetki verilmiştir.

Tebliğ’de yapılmış olan değişikliklerin büyük bir kısmının, 6102 sayılı Kanunda yapılan bu değişikliklerin ikincil mevzuata aktarımı amacıyla yapıldığı görülmektedir.

İmza Beyanı ve Beyannamesi Verilmesi

Tebliğ’in “Amaç ve kapsam” başlıklı 1. maddesinde yapılan değişiklik ile şirketlerin kuruluş aşamasında imza beyannamesinin sadece ticaret sicili müdürlüklerinde yetkilendirilmiş personel huzurunda verilebilmesi uygulamasına son verilmiştir. Böylece limited şirketler hariç olmak üzere eski uygulamaya dönülerek ilgililerin imza beyannamelerinin ticaret sicil müdürlüklerinin yanı sıra noterler tarafından da onaylanabilmesi imkânı getirilmiştir.

Tebliğ 12. maddesinde yapılan değişiklik uyarınca imza beyannamesinin elektronik ortamda yapılabilmesinin önü açılmıştır.

Buna göre, gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, bunların ticaret siciline tescili sırasında kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne (“MERSİS”) kaydedilir. İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle ticaret sicili müdürlüğüne verilir.

Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı ise bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilir. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte ticaret sicili müdürlüğüne verilmesi zorunludur.

Limited şirketlerin kuruluşunun tescilinde ise imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde, fiziki imza beyannamesi yalnızca ticaret sicili müdürlüğünde düzenlenecektir. Bu çerçevede, limited şirketler bakımından fiziki imza beyannamesi, noterlerde düzenlenemeyecek ve yalnızca ticaret sicili müdürlüklerinde düzenlenebilecektir.

Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmza Beyannamesi Düzenlenmesi

Tebliğ’in “Müdürlükte imza beyannamesi düzenlenmesi” başlıklı 13. maddesinde,  Tebliğ’de yapılan değişikliklerle uyumlu olarak düzenleme yapılmıştır. Buna göre, ilgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde ve yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı sırasında fiziki imza beyannamesi düzenlenmesi amacıyla ilgililerce herhangi bir ticaret sicili müdürlüğüne başvurulabilecektir. Ticaret sicili müdürlüklerinde fiziki olarak imza beyannamesi düzenlenebilmesi için tescil başvurusu MERSİS üzerinden onaya gönderilerek talep numarası alınacaktır.

İmza Beyannamesi Verilmesine Gerek Olmayan Haller

Öte yandan Tebliğ’in 13/A maddesinde yapılan değişiklik ile imza beyannamesi verilmesine gerek olmayan haller yeniden düzenlenmiştir. Söz konusu maddeye göre imza beyannamesi verilmesi gerekmeyen haller arasına aşağıdakiler de eklenmiştir. Buna göre;

• Gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların aynı ticari işletme veya şirketinsicil dosyasında daha önce temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması halinde,
• Bir kişinin bir ticaretşirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla (Bu durumda daha önce verilen imza beyannamesinin bir örneği müdürlükçe şahsın sonradan yetkili olarak atandığı şubenin dosyasına konulur) imza beyannamesi verilmez.

Geçiş Hükümleri

Tebliğ değişikliği için bir geçiş süreci de öngörülmüş olup bu amaçla eklenen geçici 1. madde uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabalarında tutulan imza verilerinin Ticaret Bakanlığınca elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar ticaret sicili müdürlüklerine fiziki imza beyannamesi verilmesi usulüne devam edilecektir.  Bu çerçevede ilgili kurum ve kuruluşlar arasında uyum çalışmaları tamamlanana kadar ticaret sicili müdürlüklerinde fiziki imza beyannamesi verilebilecektir.

© 2021 BOSCA Hukuk

BOSCA Hukuk, Türk ve Yabancı müvekkillerine hukukun her alanında hizmet vermektedir. Bu yazı, Türkiye’de hukuk alanındaki güncel gelişmeleri müvekkillerimiz ve diğer ilgililer ile paylaşmak amacıyla hazırlanmış olup, hukuki görüş veya tavsiye teşkil etmez. Gerektiğinde özel hallerde, hukuki tavsiye alınmalıdır.