ADIM ADIM KAMUDA ENERJİ PERFORMANS SÖZLEŞMELERİ UYGULAMASI: İHALE DOKÜMANLARININ HAZIRLANMASI VE İHALE DUYURUSU

Bu çalışmada, enerji performans sözleşmelerinin uygulanması sürecinde etüt raporlarının hazırlanmasını takiben genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarının (“İdare”) ihale dokümanlarını oluşturmaları, ihale duyurusunu yapmaları ve istekliler tarafından tekliflerin sunulması konuları ele alınmaktadır.

1. İhale Dokümanlarının Oluşturulması                          

İlgili İdarenin enerji performans sözleşmeleri kapsamında gerçekleştirecekleri ihale sürecini başlatabilmesi için öncelikle ihale dokümanlarını hazırlaması gerekmektedir. Tebliğ’in 8. maddesinin 1. fıkrasına göre, idareler, ihale dokümanlarını oluştururken daha önce hazırlanmış olan etüt raporlarına dayanacaklardır. Bu çerçevede etüt raporlarında uygulanması tavsiye edilen enerji verimliliği önlemleri arasından İdare tarafından seçim yapılarak tercih edilen enerji verimliliği önlemlerini kapsayan ihale dokümanları oluşturulur.

Öte yandan idarelerin ihale şartnamesi ve sözleşmesi hazırlanmasında gözetmesi gereken bazı ilkeler bulunmaktadır. Buna göre, ihale şartnamesinde ve sözleşmesinde belirlenecek kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacak nitelikte olmalıdır.

İhale,  sadece bir uygulama alanı veya bir bina için yapılabileceği gibi birden fazla bina veya uygulama alanı için de yapılabilir. Diğer bir deyişle, enerji verimliliği önlemlerinin uygulanacağı İdarenin sahip olduğu veya İdareye tahsis edilmiş binalar, tesisler, araçlar, hizmetler ve benzeri taşınır ve taşınmazlardan biri veya birden fazlası için ihale yapılabilir.

İdarelerin ihale şartnamesi ve sözleşmesini hazırlarken yararlanabilmeleri için Tebliğ Ek-2’de şartname taslağına ve Ek-3’te sözleşme taslağına yer verilmiştir. Şartname Tip Taslağında, ihalenin konusu ve teklif vermeye ilişkin esaslara (I), ihaleye katılmaya ilişkin esaslara (II), ihale usulü, tekliflerin hazırlanması ve sunulmasına ilişkin hususlara (III), tekliflerin değerlendirilmesi ve sözleşme yapılmasına ilişkin hususlara (IV) yer verilmiştir.

İlgili İdareler, Şartname ekinde, mali teklif formu, geçici ve kesin teminat mektubu örnekleri, ölçme ve doğrulama planı, yıllık tasarruf doğrulama raporu formatı, idarenin iş ile ilgili mevcut hizmet alım sözleşmeleri, teklif belgelerinin oluşturulmasına ilişkin açıklamalar, etüt raporu ve uygulama alanı envanterine yer vereceklerdir.

Enerji performans sözleşmesi ile sözleşmenin tarafları, diğer bir deyişle İdare ve Yüklenici, Sözleşme kapsamında işin yüklenici tarafından ifa edilmesini, bu şekilde uygulama alanında enerji tüketimi ve maliyetlerini azaltarak tasarruf sağlanmasını ve gerçekleşen tasarruf üzerinden yükleniciye ödeme yapılmasını amaçlamaktadır. Yüklenicinin 5627 sayılı Enerji Verimliliği Kanunu,  2850 sayılı Kamuda Enerji Performans Sözleşmelerine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Cumhurbaşkanı Kararı (”Karar”), Tebliğ, Şartname, Taslak Sözleşme ve diğer ihale dokümanlarına uygun olarak ihale kapsamındaki Teklifini ilgili İdare’ye sunmasının ardından Teklifin değerlendirmeler sonucunda İdare tarafından uygun görülmesi üzerine sözleşme imzalanması aşamasına geçilmektedir. Tebliğ’in ekinde (Ek 3’te) sözleşme taslağına yer verilmiş olup, bu taslağa uygun olarak sözleşmenin hazırlanması gerekmektedir.

2. Teklif Değerlendirme Komisyonunun Kurulması               

İhale sürecinin yürütülmesi için İdare teklif değerlendirme komisyonu kurulur (Tebliğ, m. 8/2). Teklif değerlendirme komisyonu, tekliflerin değerlendirilmesi, ihale sürecinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması amacıyla kurulmaktadır. Söz konusu komisyon, işin mahiyetine göre en az üç mühendis (makine, elektrik veya inşaat mühendisi) ile muhasebe ve finansmana alanında çalışan en az 2 kişi olmak üzere toplamda en az 5 kişiden oluşturulmaktadır (Tebliğ, m. 4/1-t).

3. İhale  Duyurusunun Yapılması 

İdare tarafından etüt raporunda belirlenen enerji verimliliği önlemlerini içeren projenin uygulanmasına yönelik ihale duyurusu yapılır. İdare tarafından ayrıca  ihale duyurusunun Elektronik Kamu Alımları Platformunda (EKAP) yayımlanması sağlanır. İstekliler tarafından tekliflerin teslim edilmesi için ihale duyurusunun yapılması tarihinden itibaren en az 60 gün süre verilir. İdare tarafından ihale duyurusunda aşağıdaki hususlara yer verilmesi gerekmektedir (Tebliğ, m. 8/3):

a) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi.

b) İhalenin adı (enerji performans sözleşmesi kapsamında yapıldığı açıkça belirtilmelidir) ve uygulama alanı adresi.

c) Geçici teminat tutarı.

ç) Yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler.

d) Teklif kapsamında istenecek varsa belirtilmesi gereken diğer belgeler.

e) İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı.

f) Teklifin ne zaman ve nereye teslim edileceği.

g) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte yapılacağı.

Tebliğ gereğince, ihale duyurusunun yapılmasının ardından istekliler  tekliflerini vermeden önce İdarenin belirleyeceği tarih ve/veya tarihlerde uygulama alanında inceleme yapabilecektir (Tebliğ, m. 8/4).

4. İhale Dokümanlarında Değişiklik Yapılması 

İhale duyurusunun yapılmasının ardından isteklilerin itiraz, öneri, açıklama ve benzeri talepleri söz konusu olabilecektir. İdare resen veya isteklilerin ihale dokümanlarına dair bu talepleri çerçevesinde, idare tarafından ihale dokümanlarının yeniden değerlendirmesi yapılabilir ve değerlendirme sonucunda varsa gerekli görülen değişiklikler yapılarak ihale dokümanlarının teklif öncesinde teklife esas nihai halini alması sağlanır. İhale dokümanlarında yapılacak değişiklikler, şartnamede belirtilen hükümlere uygun olarak yürütülür. İhale dokümanlarında herhangi bir değişiklik yapılması halinde, yapılan değişiklikler şartnameyi satın alanlara tebliğ edilir (Tebliğ, m. 8/5).

İdare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi, ihale sürecindeki uygulamaların belirlenmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına ilişkin konularda Karar ve Tebliğ hükümlerine aykırı olmamak üzere şartnamede de ilave düzenlemeler yapılabilir (Tebliğ, m. 8/6).

İdare, ihale kapsamında ihale ilanından sonra yapacağı değişiklikleri zeyilname ile düzenler. Söz konusu zeyilname, ihale dokümanlarının bağlayıcı bir parçası olarak ihale dokümanına eklenir. Zeyilnameler, isteklilerin bilgi sahibi olmalarını ve gerekli hazırlığı yapabilmelerini temin edecek şekilde teklif son teslim tarihinden asgari 10 gün öncesinde tebliğ edilir. Zeyilname düzenlenmesi nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde İdare, ihale tarihini en fazla 2 defa zeyilname ile erteleyebilir (Tebliğ, m. 8/6). Öte yandan, zeyilname düzenlenmesi halinde, tekliflerini bu düzenlemeden önce vermiş olan istekliler, tekliflerini çekerek yeniden teklif verebileceklerdir.

5. İsteklilerin Tekliflerini Sunmaları  

İhale duyurusunun yapılmasından itibaren ihale dokümanlarında belirtilen süre içinde isteklilerin ilgili idareye tekliflerini sunmaları gerekmektedir. Karar’ın 6. maddesinin 5. fıkrasına göre bünyesinde ölçme doğrulama uzmanı bulunduran tüzel kişiliği haiz istekliler ihalelere teklif verebilecektir. Bünyesinde ölçme doğrulama uzmanı bulunmayan tüzel kişiliği haiz istekliler ise ancak bünyesinde ölçme doğrulama uzmanı olan enerji verimliliği danışmanlık şirketi ile iş ortaklığı veya alt yüklenici ilişkisi kurarak ihalelere teklif verebilecektir

a) İsteklilerin Tekliflerinin Kapsamı ve Geçerlilik Süresi

Tebliğ’in 8. maddesinin 7 ila 11. fıkra hükümlerine göre, istekliler tekliflerini, şartname, şartname ekleri ve yerinde yapılacak incelemelere dayanarak ve gerekli tüm çalışmaları yaparak belirleyeceklerdir. İsteklilerin ihale kapsamında sundukları teklifleri nihai olup bağlayıcıdır ve istekliler teklif bedellerinde herhangi bir sebeple fiyat değişikliği yapamazlar.

İsteklilerden istenecek mali ve teknik yeterlik, iş deneyim belgeleri ve teminatların tutarı, ilgili İdare tarafından, yatırım maliyeti ve enerji verimliliği önlemlerinin niteliğine göre, şartnamede belirlenecektir.

İstekliler tarafından sunulan teklifler asgari 90 gün geçerli olacaktır. Teklifler, ihale dokümanlarında tanımlanan iş ve işlemlerin tamamını içerecek şekilde olmalı ve herhangi bir ilave koşul getirmemelidir. Teklife dair diğer asgari gereklilikler ise İdare tarafından ayrıca şartnamede belirlenecektir.

b) Teklifte Net Bugünkü Değer Hesabı Yapılması                                

Tebliğ’in “Tanımlar” başlıklı 4. maddesine göre,  Net Bugünkü Değer (NBD) tasarruf konusu yatırımın ekonomik ömrü boyunca sağladığı gelirin bugünkü değerinden, proje giderlerinin bugünkü değerinin düşülmesi ile elde edilen farkı ifade etmektedir.

Teklifte yer alan her bir enerji verimliliği önleminin etkisinin ayrı ayrı değerlendirilebilmesi için önlem bazında NBD hesabı yapılır. Ayrıca, teklife esas olacak şekilde tüm enerji verimliliği önlemlerinin yer aldığı toplam yatırım üzerinden NBD tablosu sunulur. Bu analizlerde; ilk yatırım maliyetleri ile yıllık bakım, onarım, işletme ve yenileme giderlerini de (işçilik, makine, ekipman, malzeme, yedek parça, sarf malzemeleri, ağır bakım, lisans, sigorta ve benzeri giderlerin dahil edildiği) içeren proje maliyeti, sözleşme süresi, ekipmanların ekonomik ömürleri ve yıllara sari verim değişimleri, yıllık tasarruf ve ekonomik karşılığı, tasarruflardan yükleniciye yapılacak ödeme bilgileri, tasarruftan idareye verilecek pay ve idare tarafından talep edilen diğer bilgiler sunulur. Bu bilgiler kullanılarak ilgili İdareye sağlanacak net faydanın belirtildiği Türk Lirası cinsinden NBD hesabı yapılır (Tebliğ, m. 8/12).

İdareye sağlanacak net fayda; sözleşme süresince tasarruflardan idareye verilecek paylar ile sözleşme süresi bitiminden enerji verimliliği önlemlerinin kalan ekonomik ömrü boyunca sağlayacağı net tasarrufların gerçekleşme yılından iskonto oranı marifetiyle bugüne indirgendiği NBD’lerin toplamıdır. İdareye sağlanacak net fayda açısından yapılan NBD hesabı, ekipmanın ekonomik ömrü daha uzun olsa da en fazla 20 yıl kabul edilerek yapılır. NBD hesap tablosu formatına, Tebliğ’in ekinde yer alan şartname taslağının eki olarak yer verilmiştir. İlgili idareler de buna uygun olarak NBD hesap tablosu formatını, şartname eki olarak düzenleyeceklerdir (Tebliğ, m. 8/13).

c) Sözleşme Süresi

Tebliğ’in 8. maddesinin 15. fıkrasına göre, ilgili İdareler hazırlayacakları şartnamede, isteklilerin tekliflerinde önerebilecekleri azami sözleşme süresini belirteceklerdir. İsteklilerin teklif ettikleri sözleşme süresi şartnamede belirtilen süreyi ve her halükârda 15 yılı aşamayacaktır.

Öte yandan sözleşme süresi içerisinde, NBD hesaplarında belirtilen ekonomik ömrü dolan ekipmanların değiştirilmesi ve gerekli ağır bakım ve yenileme yükümlülükleri yükleniciye aittir. Yüklenici bu yükümlülüğünü, şartname ve sözleşme şartlarında değişiklik getirmemek, ekipman ve tasarruf performansını düşürmemek kaydıyla ilgili tüm masrafları kendisine ait olmak üzere yerine getirecektir. İşletme, yedek parça ve sarf malzemelerinin temini, kestirimci, önleyici, periyodik bakım ve onarımların yapılması ve benzeri hususlar ise ilgili idarenin tercihi doğrultusunda sözleşmede belirtildiği şekilde yürütülecektir.